En notas anteriores hemos analizado la bondad de esta opción; como en el caso de la inserción de tablas dinámicas, en el que la opción tabla juega un papel relevante para mantener el rango de dinámico de datos.
En la presente nota se pretente exponer más de los atributos que presenta la mencionada opción. Hacen parte de estos los siguientes:
- Facil ampliación del rango mediante la tecla tab.
- Posibilidad de incluir fila de totales, que permite usar diferentes funciones (suma, promedio, cuenta, max, min, entre otras).
- Permite hacer referencia a cualquier campo de la tabla en formulaciones dentro y fuera de la tabla.
Como se explicó en notas anteriores, para hacer uso de esta opción basta con señalar el rango de datos, ir a la pestaña insertar, y elegir el ícono Tabla.
Modelo de datos:
Para ampliar el rango existen dos posibilidades. La primera es incluir filas o columnas dentro del rango de la tabla, la segunda es ir a la última fila y oprimir la tecla Tab, con lo que automáticamente se añadirá una fila nueva.
Fila de totales al final del rango para totalizar de acuerdo con las funciones: suma, cuenta, máximo, mínimo, desviación estandar, varianza, entre otras.
Para activarla solo se requiere situarse en cualquier celda de la tabla, automáticamente se activará una pestaña adicional denominada "Diseño", de la que se desprende la opción "Herramientas de Tabla"; y haciendo click en esta, se puede activar la opción "Fila de Totales".
Referencias de campos de la tabla dentro y fuera del rango:
Si se desea hacer operaciones directamente con los campos, como por ejemplo: unir texto de dos columnas, es preciso abrir la formulación con corchete, y automáticamente Excel sugerirá los nombres de los campos así:
Para usar una función fuera del rango de la tabla, por ejemplo para establecer el promedio del campo sueldo:
Cuando se crea la tabla, Excel le asigna el nombre "Tabla1". Se puede modificar si así lo deseamos.
También podemos hacer alusión a la tabla cuando se usa por ejemplo la función BuscarV:
Por último, si deseamos replicar los nombres de los encabezados de la tabla en otra posición de la hoja, se requiere utilizar una formulación matricial, así:
Se señala el rango objetivo, se escribe la formulación =Tabla1[#Encabezados], y se termina con la combinación Control+ Shift+Enter para darle la configuración matricial.
Una última consideración es que si queremos crear una lista desplegable a partir de la información de uno de los campos de la tabla, se requiere crear el nombre señalando sólo los datos del campo, es decir, sin el encabezado. Lo que se consigue es crear un rango dinámico de manera sencilla; con lo que al añadir un nuevo registro, este quedará incluido en la lista desplegable.
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