Para iniciar con este tema, debo mencionar que una tabla dinámica de excel es una herramienta eficiente para analizar información en términos de reportes simplificados.
Considero que una de las virtudes de usar esta herramienta es el hecho de poder actualizar la tabla cuando se ingrese información en la base de datos que la alimenta. Esto se logra haciendo uso de la herramienta tabla, contigua al icono de inserción de tabla dinámica de la pestaña Insertar.
Se debe tener en cuenta que si se genera la tabla dinámica antes de convertir el rango en una tabla, excel no actualizará los datos de la tabla dinámica por lo que se recomienda crear primero la tabla y después generar la tabla dinámica.
Aquí nuestra base de datos:
A continuación señalo todo el rango de la base de datos, y doy click en el ícono de tabla descrito anteriormente; notaran que el rango ahora presenta fondos de color azul claro y oscuro. Si necesitamos incluir un nuevo registro al final del rango, basta con oprimir la tecla Tab, si requerimos incluir un registro en cualquier otra zona del rango, basta con insertar una fila, y la tabla dinámica se actualizara.
A partir de lo anterior se puede generar una tabla dinámica accediendo a la pestaña herramientas de tabla que se activa si señalamos alguna celda del rango de tabla; damos click en la opción resumir con tabla dinámica.
De lo anterior se obtendra el siguiente formulario que por defecto le asigna el nombre de tabla1 al rango, además ofrece la oportunidad de generar la tabla dinámica en una nueva hoja o en la hoja existente.
Ejecutamos el comando Control+F3 y de inmediato se despliega el administrador de nombres, después damos click en la opción nuevo y escribimos "Datos".
Después, en el campo hace referencia a digitamos:
La única variación frente a otras notas en las que se ha usado este recurso esta en el ancho de columna; es decir el término final que corresponde a 4. Esto tiene que ver con la necesidad de generar un rango dinámico que cubra las cuatro columnas de nuestra base de datos.
Por lo demás solo basta con dar click en insertar tabla dinámica y teclear o llamar el nombre antes generado con la tecla F3 en el campo Tabla o rango.
| FECHA | COD.PRODUCTO | PRODUCTO | CANTIDAD PRODUCIDA |
La idea es generar un reporte mensual por producto generado, teniendo en cuenta que la fecha es del tipo:
| 15/01/2012 |
Lo primero que observamos al insertar una tabla dinámica es que al costado derecho aparece un elemento denominado Lista de campos de tabla dinámica.
El manejo la información aquí es relativamente sencillo, basta con seleccionar los nombres de los campos de tabla a las áreas que consideremos pertinentes.
Por ejemplo, arrastraremos el campo Fecha al área de rótulos de filas, el campo Cantidad producida al área Valores y el campo Producto al área de rótulos de columna.
El resultado será:
Por ejemplo, arrastraremos el campo Fecha al área de rótulos de filas, el campo Cantidad producida al área Valores y el campo Producto al área de rótulos de columna.
El resultado será:
Como observamos, los registros de fecha aparecen discriminados día por día. Para presentarlos en términos de mes, nos situamos en alguna de las celdas que contienen fechas, damos click derecho, seleccionamos la opción agrupar, y elegimos la opción meses.
El resultado es:
El resultado es:
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