domingo, 5 de febrero de 2012

Combinación de Funciones de texto

Antes de sumergirnos en esta nota debo aclarar que Excel no es un software diseñado para edición o redacción de texto; de ahí el apelativo de hoja cálculo. No obstante, existen algunas funciones para realizar algunas operaciones con cadenas de caracteres (texto). La información tipo texto, usualmente proviene de aplicaciones administrativas que generan archivos planos susceptibles de ser modificados con Excel.
En esta nota buscaremos extraer parte de una cadena de texto usando las funciones: Encontrar, Largo y Extrae.






Donde:
Texto buscado: es el carácter o cadena de texto que se desea encontrar dentro de del texto indicado, si se especifica dentro de la función, debe ir entre comillas.
Dentro del texto: es la cadena de texto (o caracteres) en la cual se busca al carácter o un sub texto.
Núm. inicial: es un número que indica la posición desde donde parte la búsqueda de texto buscado en dentro del texto.
Esta función devuelve la posición de los caracteres encontrados en una cadena de texto mayor. Esta función diferencia entre mayúsculas y minúsculas.





Donde:
Texto: es una cadena de texto de la cual se desea saber la cantidad de caracteres que la componen.
Esta función devuelve la cantidad de caracteres que posee una cadena de caracteres.





Texto: es una referencia a una celda, una función que devuelva una cadena de caracteres o un texto entre comillas al cual se le extrae una cantidad de caracteres indicados por núm. de caracteres.
Posición inicial: es un número que indica la posición donde comienza la subcadena a extraer.
Núm. de caracteres: es un valor que indica la cantidad de caracteres que se extraen a partir de posición inicial. 
Esta función devuelve una cantidad de caracteres específicos de una cadena de texto.
A continuación se presenta parte de la base datos de la que se pretende obtener la información puntual.


La idea es extraer de cada celda el nombre, apellido y dirección, y ponerlos en celdas independientes.

En todos los casos usaremos referencias (dos puntos, guiones). Para obtener el nombre deberemos crear dos columnas auxiliares, una que ubique los primeros dos puntos y otra que ubique la posición del primer guión, usando la función Encontrar. 


Para hallar los dos primeros puntos, nos situamos en la celda D4 y digitamos =ENCONTRAR (":"; A4; 1). La interpretación sería, encuentre el texto “:” dentro de la celda A4, a partir del primer carácter. La respuesta es 7; es decir que los primeros dos puntos están en la posición 7 de izquierda a derecha.

Para ubicar el primer guión, nos situamos en la celda B4 y digitamos =ENCONTRAR ("-"; A4; 1). La respuesta sería 16. Entonces, teniendo la ubicación de los primeros dos puntos y el primer guión, nos situamos en la celda G4 y digitamos =EXTRAE (A4; D4+1; (B4-1)-D4). La interpretación es, extraiga del texto que hay en la celda A4, a partir de la posición inicial que hay en la celda D4; es decir los primeros dos puntos+1 porque hay un espacio que se cuenta como un carácter y el número de caracteres que surge de la resta entre el valor de la celda B4-1(el primer guión-1 porque hay un espacio en blanco) y el valor de la celda D4 (los primeros dos puntos).


La respuesta es:


Para extraer los apellidos tendremos que crear dos columnas auxiliares, una que ubique los segundos dos puntos y otra que ubique el segundo guión. Para la primera actividad, nos situamos en la celda E4 y digitamos =ENCONTRAR (":"; A4; ENCONTRAR (":"; A4; 1)+1). La interpretación sería, encuentre el texto “:” dentro del texto que está en la celda A4, a partir de la posición ENCONTRAR (":"; A4; 1)+1; es decir, de los primeros dos puntos +1 para que no nos devuelva los primeros dos puntos. La respuesta sería 27.


Ahora, para ubicar el segundo guión, nos situamos en la celda C4 y digitamos =ENCONTRAR ("-"; A4; ENCONTRAR ("-"; A4; 1)+1). La interpretación es la misma que en el caso anterior, solo que varia el texto buscado. La respuesta es 51.

Con lo anterior solucionado, nos ocupamos de extraer los apellidos. Para este fin nos situamos en la celda H4 y digitamos =EXTRAE (A4; E4+1; C4-(E4+1)). La interpretación seria, extraiga del texto que hay en la celda A4, a partir de la posición E4+1 (los segundos dos puntos) la diferencia de caracteres que resulta restar la posición que hay en la celda C4 (el segundo guión) y (E4+1) (los segundos dos puntos + un espacio en blanco). 


La respuesta sería:


Por último extraemos la dirección creando una columna auxiliar que nos ubique la posición de los últimos dos puntos. Entonces nos situamos en la celda F4 y digitamos =ENCONTRAR (":"; A4; ENCONTRAR (":"; A4; ENCONTRAR (":"; A4; 1)+1)+1). La interpretación sería, encuentre el texto “:” dentro del texto que está en la celda A4, a partir de la posición ENCONTRAR (":"; A4; ENCONTRAR (":"; A4; 1)+1)+1; es decir de los segundos dos puntos+1 para que nos devuelva los últimos. Teniendo claro lo anterior, extraeremos la dirección usando una combinación de la función Extrae con la función Largo así:

Nos situamos en la celda I4 y digitamos =EXTRAE (A4; F4+1; LARGO (A4)-F4). La interpretación es, extraiga del texto que está en la celda A4, a partir de la posición F4+1 (los últimos dos puntos+1 para salvar la posición en blanco) los caracteres que surgen de la resta entre las posiciones LARGO (A4) (todo el texto que hay en A4) y F4 (los últimos dos puntos).


La respuesta es:


Para terminar, se arrastra la formulación a las otras filas. Para que sea efectiva debe hacerse de manera relativa. 

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